1時間早く帰るためのタスク管理術

今日は、いろんな職種の人につかえる「タスク管理術」を紹介します。

「ちゃんと仕事しているつもりなのに、なぜかいつも時間がかかる・・」

という方向けに書きました! 少しでも参考になれば嬉しいです(ΦωΦ)カッ!


そもそも、時間がかかる原因はなにか?

一日のなかで、複数の仕事をすることはよくありますよね。 上司からの頼まれごと、通常業務、後輩からの相談などなど。

優先順位が高い順に依頼されれば良いんですが、タイミングがバラバラだったり待ち時間が増えたり・・。

時間がかかる原因は、主に2つあります。

それは、

「タスクを切り替える時間」 「なにかを探す時間」

の2つ。 この2つを【無くす・短くする】ことで、一日のムダ時間をへらすことが出来ますよ! 【無くす・短くする】ための「タスク管理術」を3つ紹介します。


◆タスク管理術その1.タスクごとに仮想デスクトップを切り替える

ひとつのブラウザで10個や20個のタブを開いて、 「あれ・・?あの件のページどこだっけ・・?」 なんてやっていませんか?

Windowsユーザーであれば、「仮想デスクトップ」機能を使いましょう! ※macにもあります。昔から搭載されているためmacユーザーには当然の機能(・w・;)

ー仮想デスクトップとは?

Windows10から搭載された「用途ごとにデスクトップの切り替え」ができる機能。 仮想デスクトップは無制限に作成可能。 仮想デスクトップごとに異なるエクセルやパワーポイントのファイルを開くことも可能です。

ー仮想デスクトップの使い方

1.画面下のバーから「タスクビュー」をクリックします。

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2.切り替えたい「仮想デスクトップ」を選びます

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※エクセルやパワーポイントなどのアプリで複数ファイルを開くと、最初に開いた仮想デスクトップに戻ってしまいます。 その場合は、仮想デスクトップを選択する画面で「移動したいファイル」を移動すればOKです。

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ー仮想デスクトップのショートカットキー

ショートカットキーを使用すると、すばやく仮想デスクトップを切り替えられます。

新しいデスクトップを作成

Windows ロゴキー ] + [Ctrl] + [D]

デスクトップを切り替える

Windows ロゴキー ] + [Ctrl] + [←]/[→]

使わない仮想デスクトップを閉じる

Windows ロゴキー ] + [Ctrl] + [F4]


◆タスク管理術その2.タスク管理ツールで進捗管理をする

いくつものタスクを同時進行していると、「あの作業、どこまでやったっけ。。?」となりがちですよね。 思い出すのは時間のムダなので、タスク管理ツールで進捗を管理しておきましょう!

ーおすすめのタスク管理ツール

僕のオススメは「Trello(トレロ)」。

trello.com

日本語対応済み!英語が苦手な方も大丈夫です。 直感的に操作できるため、特に説明なくても使えると思います。

ーおすすめのTrello使い方

Trelloおすすめの使い方は

  • todo(やること)
  • doing(やっていること)
  • review(確認まち)
  • done(終わったこと)

の4フェーズに分ける方法。

こんな風に、

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タスクを細かくわけて、タスクごとにカードを作っておくと良いですよ。

これを「カンバン方式」といいます。 もともとはトヨタの製造ラインで使用されていた方法ですが、ITエンジニアの世界でも多く使われています。


◆タスク管理術その3.モチベーションに頼らない

誰だって、やる気やモチベーションが高い日や低い日はありますよね。

モチベーションが高いときに仕事が捗るのは当たり前なんです。 モチベーションが低いときにこそ、淡々とやる。

そのためには、やる気やモチベーションのコントロールが重要です。

ーやる気がある時間帯・低い時間帯を知る

1日の流れをみると、やる気が低くくなる時間帯・やる気がある時間帯ってありませんか?

やる気が低くなる時間帯に、あまり気が進まない作業をするのは非効率。 余計に時間がかかりますからね。

やる気が高い時間帯こそ、気が進まない作業をする。 やる気が低い時間帯は、慣れた作業やあまり考えなくても成果や結果がでる作業をすると効率的です。

一般的には、「午前中が高く、14時から16時ぐらいは低い」と言われています。 (やる気をコントロールするにはナッツ類が良いと言われてます。興味ある方はぜひググってみてください。)

もし、時間帯が分からなければ「やる気が低くくなる時間帯・やる気がある時間帯」を把握するところから始めてみると良いですよ!


まとめ

がむしゃらに頑張るより、セルフコントロールをして効率よく頑張ったほうが楽に成果が出しやすいもの。 上手にタスク管理をして効率よく仕事を進めましょう!!

では! お先に失礼しまーす。

|彡サッ