やることが多くてもパニクらないタスクマネジメントの考え方

仕事をしていると人からの依頼や緊急のタスクなど、色々なタスクが同時並行することも珍しくないですよね。

 

そんなとき、


・目の前のタスク
・上司から言われたタスク
・緊急と書かれたメール

など、
順番に着手していたら、本来やるべきことができなかった・・・。
一体どれから先にやれば良いか分からず、やりやすいタスクからやってしまった・

という経験ありませんか?

そんな人にオススメなのが、重要度・緊急度で分類する「タスクマネジメント 」。


タスクマネジメント分類の仕方

タスクは4つに分類することができます。

  1. 緊急かつ重要
  2. 緊急でないが重要
  3. 緊急だが重要でない
  4. 緊急でも重要でもない

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4つのタスクで大切なのは?

「緊急かつ重要」なタスクが大切なように思えますが、実は「緊急ではないが重要」なタスクが一番大切です。

例えば、「緊急かつ重要」なタスクとして「クレーム対応」がありますよね。
クレームというのは、

・顧客や関係者に伝えるべきことを伝えなかった
・スムーズに物事が進むように準備しなかった

という時に発生します。
「緊急でないが重要」な段階で対処しておけば、発生しなかったであろうタスクなんです。

つまり、予防できたこと。

なので、「緊急でないが重要」タスクが大切なんです。

これを踏まえて、タスクマネジメントの順番を説明していきます。

1番最初にやるべきこと

タスクが重なった時、まずやるべきことは「緊急かつ重要」タスクの対応です。
これは分かりやすいはず。
クレームや障害が発生しているのに、別の重要でないメールへ返信する人はいないですよね。

ただ、ココで注意したいポイントは2つあります。

1、自分は「緊急かつ重要」と思っていても、依頼者は「緊急だけど重要じゃない」と思っていることもある
2、「緊急でないが重要」なことが多い場合、「緊急ではないが重要」の準備、計画が不足している

「いつも緊急で重要なタスクばかり!!」

という人は、

・依頼者と認識のずれがある
・準備、計画をしていない

2つの可能性があります。
「緊急かつ重要」なタスクが多いときは、

・タスク依頼者などに調整を交渉してみる
・あらかじめ準備、計画、予防

してみることで、状況を変えていくことができますよ。


先ほどもお伝えしましたが、どんなタスクでも突然「緊急かつ重要」として発生することは滅多にありません。
やっぱり、「緊急ではないが重要」なうちに対処しておくことで、「緊急かつ重要」なタスク発生を防ぐことが、ある程度可能です。

2番目にやるべきこと

「緊急かつ重要」なタスクが完了したら、「緊急だが重要でない」タスクに着手する人は多いと思います。

でも、2番目に着手すべきは「緊急でないが重要」なタスク。

 

タスクマネジメントにおいては、いかに「緊急でないが重要」タスクをする時間を増やすか?が大切です。

その理由は先ほどもお伝えした通り。
「緊急かつ重要」なタスク発生を防ぐことができるから、ですね。

「仕事は段取り八分」という言葉を聞いたことはありませんか?
準備をしっかりとしておけば仕事の8割は終わったも同然、という意味です。

「緊急でないが重要」は正に準備・計画のこと。

どんなに忙しくても計画をおろそかにすると、結果的に時間のとられる「緊急かつ重要」タスクが増えていってしまいます。


「緊急でも重要でもない」ことは、やめる・しない工夫をする

緊急でも重要でもないタスクもありますよね。

こういった場合は、「スッパリやめる」または「しない工夫」をすると、「緊急でないが重要」なことをする時間を増やすことができるようになります。

すると、「緊急かつ重要」なタスクの発生割合も減ります。
さらに「緊急でないが重要」なことをする時間を増える。
またまた、「緊急かつ重要」なタスクの発生割合が減る。


という好循環を生み出せるようになりますよ。


タスクの重要度・緊急度を決めにくい時はどうしたらいい?

そういう時は「点数」をつける方法があります。数値が大きいほど、「重要または緊急」です。

例えば、

タスクA
タスクB
タスクC

というタスクがあったとしたら、

タスクA 緊急2点/重要4点
タスクB 緊急4点/重要4点
タスクC 緊急3点/重要2点

という感じで点数づけします。

ただ、1,2,3,4,5のように5段階で点数づけすると、2点なのか3点なのか迷いますよね。

そこでオススメなのが「フィボナッチ数列」を参考にした点数づけ。
フィボナッチ数列とは、1,1,2,3,5,8,13,21・・・のように、前の項を足した数列のこと。

フィボナッチ数列から、

1,3,5,8,12

の数値を利用して、点数づけをしてみてください。


1,2,3,4,5よりも点数をつけやすく感じませんか?

これは、ひとつずつ数値が離れているよりも数値が分かりやすいために、点数づけしやすく感じるんですね。


まとめ

点数づけ自体を面倒に感じるかもしれませんが、この作業こそ「緊急でないが重要」なタスク。
とりあえず着手するよりも、タスクを分類することで

「あれ?思ったよりタスク少なかったかも」

と気づくかもしれません。

よければ参考にしてみてください!

ではでは。