ぼくのかんがえた最強のぷろじぇくとつーる使い分け

プロジェクト進行管理にどんなツールを使っていますか?

・Trello
WBSガントチャート
・backlog
redmine
・asana

などなど。 使いやすいツールがたくさんありますよね

でも・・・。 ツールを使っていて、こんな悩みはありませんか?

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  • ツールやみるべき資料が散らばっていて更新が面倒
  • ツールごとの使い分けがよくわからない
  • 途中まで作ったけど、更新されなくなった

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どうでしょうか?心当たりあるんじゃないでしょうか? 僕もあります。

そこで、エンジニア・デザイナー・決裁者など、

複数人が関係するプロジェクト管理に慣れてない人 に向けて、「プロジェクト管理ツール使い分け方法」をお伝えします!

なぜプロジェクト進行管理が破綻するのか

そもそもなぜ、制作管理がされなくなるのか。 いくつか原因を考えてみました。

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1.ツールを間違えている
2.プロジェクト関係者で、いつ・どんなツールで・何を共有するのか共有できていない
3.作業者タスクとディレクタータスクを混在させてしまう
4.マメじゃない人が管理してる
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4はさておき、 「2:プロジェクト関係者で、いつ・どんなツールで・何を共有するのか共有できていない」 というのは、結構あるケースではないでしょうか?

なんとなく今まで使っていたツールを使ったり、それぞれのツールの長所短所を把握せずに使っていたり。
案件キックオフ時にキッチリ決めている、というケースは少ないと思います。

また、

3「作業者タスクとディレクタータスクを混在させてしまう」

というケースもよく見受けられますね。 プロジェクトの情報全てを一元管理しようとして、余計にみづらくなるパターン。

その結果、抜け漏れが発生し、遅延やプロジェクト炎上に繋がっていく・・というケースもありえます。

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これらの原因は、「ツールを使い分ける基準」が定義されていないこと。

なんとなくツールを使う→プロジェクトが進むにつれ資料や情報が増える→管理できなくなる→更新されなくなる

という流れですね。

つまり、プロジェクト管理を破綻させないためには、

「使い分ける基準」をあらかじめプロジェクトメンバーで決めておく というのがポイントです!

プロジェクト管理ツールを使い分ける基準

プロジェクトには、大きなタスクから細かいタスクまで色々ありますよね。 全てのタスクをひとつのツールで管理しようとすると、みづらくなりヌケモレが発生しやすくなります。

具体的にいうと、「WBSの中でタスク依頼を行う」とか。
混ぜるな危険」です。

なので、管理ツールをうまく使うには、「ツールの特性に応じて使い分ける」こと!

使い分けをするには、

・タスク粒度
・情報量

この2軸で考えると良いと思います。

例えば、

・backlog
ガントチャート
・Trello

この3つの管理ツールを分類すると、

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のように分類できます。 つまり、ツールによって扱える情報の「得意・不得意」があるんですね。

やってはいけない、プロジェクト管理破綻するツール使い方例

1.ガントチャートでステータス管理をする

WBSは、作業全体の把握・各作業のつながり・工数を把握するツールであり、細かいステータスを管理するのには向いてません。 ステータス管理をするならbacklogで。

2.backlogで細かい作業進捗や内容を管理する

できないことはないですがコメントスレッドが肥大化しがちで、みづらくなります。 細かい作業進捗はTrelloが向いています。

「backlog」「ガントチャート(エクセル)」「Trello」それぞれのメリットデメリットをまとめると次のようになります。

backlogのメリット・デメリット

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メリット→

  • タスクのステータス管理がしやすい
  • Gitと連携できる
  • 細かい相談をタスクごとに記録できる

デメリット→

  • 担当全員のタスク状況を俯瞰しづらい
  • 細かな優先順位がつけにくい


ガントチャート(エクセル)のメリット・デメリット

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メリット→

デメリット→

  • 細かいタスクまで書くとみづらくなる
  • ステータス変更を記録すると更新が面倒になる


Trelloのメリット・デメリット

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メリット→

  • 関係者全員のタスク進捗が把握しやすい
  • ステータス変更が楽にできる

デメリット→

  • 全体スケジュールを把握できない
  • リスト、カードが増えすぎると抜け漏れが出やすくなる
  • カードが放置される

これらのメリット・デメリットをふまえて、プロジェクト管理ツールを使い分けを考えてみました。

ぼくのかんがえた最強のぷろじぇくとつーる使い分け

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ツールそれぞれの特性・メリット・デメリットを考慮して、ツール使い分けをすると、
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・案件全体のスケジュール把握→ガントチャート(エクセル)
・他人へのタスク依頼→backlog
・backlogチケットより細かいタスク→Trello
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このような使い分けがベストと思います。

先ほどもお伝えした通り、プロジェクトツールを上手に使い分けるコツは、

「使い分ける基準」をあらかじめプロジェクトメンバーで決めておくこと。

プロジェクト管理においてもUXは必要で、「相手が見なくてもよいものは見せない。というのもユーザビリティなんですね。

Trelloに関しては、個人での使用に留めておいて「ガントチャート」「backlog」のみを更新していくと、管理工数が減って良いかと思います。

ただし、より早い開発→リリースが望まれるプロジェクトや、グロースハックはWBSを作らない場合も多いです。

この場合は、プロジェクト管理をスクラム方式、ツールにはTrelloを採用するのがベスト。

スクラムについて軽く説明しておくと、

1.作業工程を洗い出し
2.1週または2週間単位で実行タスクを決定
3.各担当が実行。

というのが、スクラムの概要になります。
(本格的きっちりやろうとすると、プロダクトオーナーとかスクラムマスターという役割が必要ですがめんどうなのでここでは割愛します)

グロースハックに関わる人は、ぜひ調べてみてください。
きっと業務に役立つはずです!

では、今回はこの辺で。